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Christin Rümmele

Projektleiterin Events

Käfer Service GmbH

 

Wie wurde ich Projektleiterin bei Käfer?

Meine Karriere habe ich ganz klassisch mit einer Ausbildung zur Hotelfachfrau in meiner Heimatstadt Hamburg begonnen. Hier habe ich mir ein fundiertes Grundwissen über alle Abteilungen aneignen können. Die Eventplanung war schon zu dieser Zeit mein absoluter Traum.

Mein Lebenslauf führt mich jedoch erst über Umwege dahin, genau genommen nach einem 3-monatigem Praktikum in Andalusien, einer mehrjährigen Zeit am Front Office von insgesamt drei Hotels in Deutschland und Österreich und einem einjährigen Trainee im The Ritz Carlton Miami.







2012 bekam ich dann während meiner Tätigkeit in den Schloss Fuschl Betrieben die Chance, intern in die Eventabteilung zu wechseln. Hier habe ich Enormes in kürzester Zeit lernen dürfen, mir wurde schnell viel Verantwortung übertragen, die ich nutzte und stieg in der Karriereleiter auf.

Meinen Erstkontakt mit einem der Geschäftsführer der Feinkost Käfer GmbH hatte ich jedoch bereits 2010 im Grand Tirolia in Kitzbühel, bei dem eine kleine Tagung stattfand. Hier habe ich wohl mit meiner natürlich freundlichen Art, Spontanität und Einsatzbereitschaft einen bleibenden Eindruck hinterlassen können, der uns in den kommenden Jahren immer mal wieder den gegenseitigen Kontakt suchen ließ.

Die Zusammenarbeit kam jedoch erst einige Jahre später zusammen, nachdem ich bereits Erfahrungen in der Eventplanung sammeln konnte und der Zeitpunkt beiderseitig einfach perfekt war.

 

Was mache ich als Projektleiterin bei Käfer?

In meiner Tätigkeit als Projektleiterin bin ich verantwortlich für Veranstaltungen von der Ersten bis zur letzten Minute. Nachdem ich eine Veranstaltungsanfrage erhalte, schließe ich mich mit dem zuständigen Geschäftsführer über das weitere Vorgehen kurz. Dann führe ich im Normalfall ein Erstgespräch per Telefon mit dem Kunden um Eckdaten (Datum, Veranstaltungsart, Budget etc.) abzuklären, erste Wünsche zu erfahren und das weitere Vorgehen zu besprechen. Gibt es noch keine Location, so starte ich mit der Optionierung geeigneter Locations und erstelle für meinen Kunden im Anschluss eine Locationpräsentation. Sobald der Ort steht, können wir mit der Planung des Events starten.

Anhand der Wünsche des Kunden erstelle ich ein individuelles Angebot und eine korrespondierende Kostenkalkulation, welche alle benötigten Leistungen abdeckt. Hierbei kann ich meiner Kreativität freien Lauf lassen und das Thema oder Farbkonzept bereits als roten Faden einfließen lassen.

Das Konzept wird ausgedruckt, gebunden und dem Kunden, wenn möglich, persönlich überbracht. Bei einem persönlichen Treffen werden Änderungswünsche besprochen, die Location besucht, die Speisen probiert und die Dekoration sowie das Mobiliar präsentiert. Jetzt muss alles noch einmal adaptiert werden und dann folgt die Vertragsunterzeichnung.

Einige Wochen vor der Veranstaltung beginnt dann die wirkliche Organisationsphase. Die Dienstleister bekommen Bestellungen und Zeitpläne für Aufbau, Veranstaltung und Abbau und alle Beteiligten müssen entsprechend informiert werden.

Die wirklich spannende Phase beginnt jedoch erst ab dem Aufbau. Nun steigt die Nervosität und man fragt sich ob auch alles so klappen wird, wie man es geplant hat. Eines ist sicher: eine gute Planung ist die Voraussetzung für ein gelungenes Event, aber vor unvorhersehbaren Ereignissen ist niemand gefeit. Ich bin die ganze Zeit vor Ort. Zum einen als Ansprechpartner für den Kunden, zum anderen für mein Team und die Lieferanten. Ich koordiniere die Gewerke, halte alle bei Laune und packe mit an, wo ich gebraucht werde. Während der Veranstaltung bleibe ich der Ansprechpartner für meinen Kunden und kann somit meinem Serviceleiter den Rücken freihalten und einen optimalen Ablauf garantieren.

Wenn die Veranstaltung vorüber ist, wird abgebaut und man blickt auf ein einzigartiges und unvergessliches Event zurück, welches hoffentlich allen noch lange in guter Erinnerung bleibt. Für mich bleibt nun noch die Rechnungslegung und das Feedbackgespräch mit den Kunden, bevor das Event wirklich vorüber ist.

 

Welche Eigenschaften hilfreich sind?

Der Beruf des Eventmanagers, Projektleiters oder wie auch immer er in den unterschiedlichen Betrieben genannt wird, ist ein wundervoller Beruf und für mich mein absoluter Traumberuf.

Jeder Tag ist spannend, selten wirklich komplett planbar und der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt.

Allerdings nehme ich jetzt allen die Illusion, dass ein einzigartiges Event nur zwischen 9:00 und 17:00 Uhr entsteht. :-)

Man benötigt viel Herzblut, Einsatzbereitschaft, Organisationstalent und Flexibilität.

Wenn man diese Eigenschaften jedoch mitbringt, so bekommt man viel Lob und Dankbarkeit seiner Gäste und Vorgesetzten zurück. Und ich sage euch, das sind wundervolle Momente, die man sich nicht kaufen kann!

 

Was ich euch noch mit auf den Weg geben möchte?

Zielstrebigkeit ist gut und wichtig, aber ein übertriebener Ehrgeiz bringt euch nicht weiter. Daher vergesst nicht: Ihr seid nur so gut wie das Team, das hinter euch steht!

Ich habe mir Zeit genommen, um mir Positionen und Titel wirklich zu verdienen und bin dabei immer natürlich, authentisch und wissensdurstig geblieben. Ich denke, das hat mich dahin gebracht wo ich heute bin und das macht mich stolz.

 

Ich wünsche allen viel Erfolg und macht Euren Weg!